Monelle saattaa tulla yllätyksenä, että julkinen kilpailutus ja hankintalaki koskee julkisen sektorin toimijoiden lisäksi myös yhdistyksiä ja liittoja, jotka rahoittavat hankintojaan tai toimintaansa yli 50 prosenttisesti julkisella rahoituksella.
Yhteisten varojen käytön periaatteiksi on nostettu tasapuolisuus, avoimuus, syrjimättömyys ja suhteellisuus. Näiden arvojen kautta tavoitteena on saada kilpailullinen, laadukas ja innovatiivinen ratkaisu hankintaan siten, että kaikki suhteellisesti järkevät toimijat voivat olla kilpailussa mukana. Esimerkiksi vaatimustaso toimittajan liikevaihdosta ei saa olla suhteettoman korkea, jotta vain osa toimijoista pääsisi mukaan kilpailuun, jos tuotteen tai palvelun kannalta liikevaihtovaatimuksella ei ole merkitystä.
Julkiselle hankinnalle on olemassa selkeät raja-arvot, joiden ylittäessä ennen hankintaa täytyy tehdä julkinen kilpailutus, joka mahdollistaa tasapuolisen hankinnan markkinoilla olevista vaihtoehdoista. Kansallisen kilpailutuksen raja-arvo on 60 000 euroa arvonlisäverottomista kuluista neljän vuoden aikana ja sen ylittyessä täytyy tehdä julkinen kilpailutus. Esimerkiksi ICT-palveluiden osalta raja ylittyy melko nopeasti. Isommissa hankkeissa raja-arvon ylittäessä 221 000 euroa hanke siirtyy EU-tason kilpailutukseksi, joka tuo lisää työtä ja käsittelyaikaa.
Organisaation täytyisi osata katsoa tulevaisuuteen sen verran että tietää, ylittyykö raja seuraavan neljän vuoden aikana. Haastetta neljän vuoden raja asettaa erityisesti kasvaville organisaatioille, jotka käyttävät julkista rahaa. On myös huomioitava, että hankittavien palveluiden pilkkominen pienemmiksi kokonaisuuksiksi raja-arvon alittamiseksi on kielletty.
Julkinen kilpailutus itsessään on kaksivaiheinen. Ensin on tarkastettava, täyttääkö tarjouksen jättänyt toimittaja asetetut vaatimukset, jonka jälkeen voidaan siirtyä vertailemaan hankinnan kohdetta. Onnistunut hankinta syntyy hyvin tehdyistä esivalmisteluista ja kartoituksista – on tärkeää tietää mikä on nykytila ja mitä hankinnalla halutaan saavuttaa. Usein ulkopuolinen näkemys auttaa herättämään ajatuksia halutusta tulevasta, jonka lisäksi se avaa myös uusia näkökulmia ja voi olla apuna myös budjetinhallinnassa.
EU-hankinnoissa on säädetty minimi määräaikarajat, jotka koskevat hankkijaa ja toimittajaa. Aikarajoilla varmistetaan toimittajille riittävästi aikaa osallistumishakemusten ja tarjousten laadintaan. Kansallisissa hankinnoissa ei ole pakollisia määräaikoja, mutta hyvän toimintatavan mukaista on sallia vähintään 14 päivän vastausaika.
Yksi vanha väärinymmärrys on, että toimittajia ei saisi kontaktoida ennen kilpailutusta. Toki näin saa tehdä markkinatiedon saamiseksi, mutta mitään kilpailua vääristävää informaatioita ei saa antaa, eikä toimittaja saa olla mukana tarjouspyynnön laadinnassa.
